電子契約システムの運用を開始します

養父市では、令和7年5月より電子契約サービスを導入し、契約事務のデジタル化を実施します。これにより、利用者の利便性向上と職員の事務効率化を一層推進していきます。

1 導入する電子契約サービス

「SMBCクラウドサイン」SMBCクラウドサイン株式会社

経営総務課が発注する入札案件のみ。ただし、下記の契約は除く

紙と押印による契約書の代わりに、クラウドサービス上の契約書データに電子署名とタイムスタンプを付すことで、契約締結を行うサービス。電子署名とタイムスタンプを付すことで、契約締結を行うサービス。電子署名とタイムスタンプにより、文書の改ざんを防止できます。

インターネットに接続できるパソコンがあれば、専用のソフトや端末は不要です。そのため、電子契約にかかる費用負担は発生しません(インターネット回線通信費用等を除く)。

電子契約の利用を希望する場合、電子契約の締結前に養父市経営企画部経営総務課宛てに、「電子契約使用申出書」を提出してください。これは契約ごとに、提出が必要です。

詳細な手順や操作方法については、受信者マニュアル(PDFファイル:9.8MB)を参考にしてください。

契約の当事者双方の確認署名が終われば、電子契約締結完了です。

締結後の契約書データはダウンロードが可能です。このPDFデータが原本となるので、ダウンロード後は、適切に管理してください。

その他、電子契約に関する内容は、クラウドサインよくある質問（外部サイトへリンク）にまとめていますので、ご参照ください。

事務手順については、説明資料(PDFファイル:559.2KB)をご確認ください。

入札公告（入札通知書）で電子契約対象案件か確認してください。

電子契約使用申出書の提出について
電子契約を行う場合は、電子契約使用申出書の提出が必要となります。入札方法により提出日が異なるので、次のとおり対応してください。

電子入札公告の場合
落札候補者となったとき、対象案件ごと（1事業1枚）に事後審査資料に併せて電子契約使用申出書を電子データで下記メールアドレスに提出してください。
提出期限：落札候補者通知日から2日以内（閉庁日を含む）ただし、2日目が閉庁日の場合は翌開庁日（事後報告資料提出期限と同日）
入札通知書の場合
落札決定の連絡時に電子契約の有無を確認するので、電子契約を利用する場合は、対象案件ごと（1事業1枚）に電子契約使用申出書を電子データで下記メールアドレスに提出してください。
提出期限：落札決定日から2日以内（閉庁日を含む）ただし、2日目が閉庁日の場合は、翌開庁日
提出様式：電子契約使用申出書(Wordファイル:28.9KB)
提出先：経営企画部入札グループ
メールアドレス：keiyaku@city.yabu.lg.jp

養父市が電子契約システム上に電子データの契約書をアップロードし、電子契約使用申出書に記載されたメールアドレス宛てに通知します。
メールに記載されたURLから電子契約システムにアクセスし、契約内容を確認の上、署名を行ってください。
注意：署名に併せて、契約時添付資料（契約保証金等）を提出してください。
提出期限：落札決定日を含む5日以内（5日以内には閉庁日を含む）ただし、5日目が閉庁日の場合は、翌開庁日
契約時添付資料の提出書類を養父市（契約担当）が確認します。
養父市が電子契約システムで契約書等の最終確認後、必要箇所（契約日、工期（始期）、契約保証金額等）を記入の上、署名します。
双方の署名により、契約締結完了となります。（養父市が署名した日が契約締結日）
注意：落札日から7日以内に双方の電子署名が完了しない場合は、書面による契約に変更する場合があります。
事業者、養父市に契約締結完了の通知が来るので、通知書に記載のURLから契約書をダウンロードし、適切に保管してください。
注意：ダウンロードした電子データ（PDF形式）が原本で、印刷物は写しとなるため、必ず電子データを保管してください。