○養父市電子契約実施規程
令和7年3月31日
訓令第7号
(目的)
第1条 この訓令は、養父市が行う電子契約の実施に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(2) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) 電子契約サービス サービス提供事業者が養父市及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。
(4) 電子契約 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。
(5) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(6) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(7) 承認者 契約相手方に契約書を送信する際、当該契約書が決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者(以下「承認者」という。)をいう。
(8) 担当者 契約相手方に電子契約書を送信する等、電子契約サービスを利用した契約手続の事務を主に担当する者をいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条 電子契約サービスは、市が締結する電子契約に利用するものとする。ただし、次に掲げるものは除くものとする。
(1) 法令等の定めにより書面で行うべきとされている契約
(2) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(承認者の設置)
第4条 各所属に承認者を置き、所属長の職にある者又はあらかじめ所属長が指名する者をもってこれに充てる。承認者が不在のときは、養父市決裁規程(平成16年養父市訓令第1号)の代決者の規定を適用する。
(電子契約サービス運用管理者)
第5条 電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、契約事務を統括する主管課長をもってこれに充てる。
2 運用管理者は、次に掲げる職務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスを利用可能な状態に維持し、これを管理すること。
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し、効率的に運用すること。
(3) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し、適正に管理すること。
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(アカウントの取扱い)
第6条 アカウントは、運用管理者が設定し、各所属に付与する。
2 アカウントの変更は、運用管理者が行うものとする。
3 アカウントの取扱いは、各所属がこれを適正に行わなければならない。
4 パスワードの管理、設定及び変更は、各所属が行うものとする。
5 各所属は、パスワードを所属外の者に知られないように厳重に管理しなければならない。
(電子メールの確認)
第7条 担当者は、契約相手方から電子契約使用申出書(別記様式。以下「申出書」という。)の提出により、当該契約相手方に電子契約サービスを利用した契約締結の意思があることを確認するものとする。
(電子契約書のアップロード)
第8条 担当者は、次の手順で電子契約書のアップロードを実施する。
(1) 所属の電子メールアドレス及びパスワードにより、電子契約サービスにログインする。
(2) PDFに変換した決裁済みの契約書一式をアップロードする。
(注：契約書様式の「収入印紙」及び「印」の記載は削除する。)
(3) 書類情報、契約の相手方の詳細情報等を入力し、電子契約書の送信順等の設定を行う。
(契約内容の確認)
第9条 担当者は、事前に決裁規定に基づき、作成した契約書を電子契約サービス上に電子契約書をアップロードした時は、速やかに送信する。
電子契約書をアップロードしたときは、担当者は契約の相手方に連絡し、電子契約サービスによる電子契約書の内容の確認(承認)を依頼する。
(契約の締結)
第10条 担当者は、前条による契約の相手方の確認(承認)及び契約保証金の納付を確認の上、電子契約書の契約締結日(フリーテキスト欄)及び工期の始期等(以下「契約締結日等」という。)を整備する。なお、契約締結日は特別な事情のない限り、契約の相手方が決定した日から起算して7日以内に締結するものとする。
2 担当者は、契約締結日等の整備後、直ちに電子契約書の確認(承認)を行い、電子契約サービスによりタイムスタンプを付与する。
(管理番号の付番)
第11条 電子契約を行う案件については、契約案件ごとに管理番号を付すこととする。なお、管理番号の付番の方法は、次のとおりとする。
契約年度(R○)―所属(課名)―(工事・業務等)名―契約相手方―契約日―(枝番号)
(契約内容の修正)
第12条 担当者は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合は、新たな契約書一式及び修正・取消事項等を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約手続を行う。なお、修正前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(変更契約)
第13条 担当者は、変更契約が生じた場合は、変更契約書について電子契約手続を行う。なお、変更前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(契約の解約又は契約の解除)
第14条 担当者は、契約が解約又は解除となった場合は、その旨を電子契約書の書類情報に記録する。なお、解約前又は解除前の電子契約書は、電子契約サービスでの保管を継続する。
(電子契約の保存)
第15条 電子契約データは、運用管理者が定める方法により、適切に保存し、及び管理しなければならない。
(その他)
第16条 この訓令に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は別に定めるものとする。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
