○養父市議会事務局処務規程
平成16年4月13日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、養父市議会事務局設置条例(平成16年養父市条例第280号)の規定に基づき、養父市議会事務局(以下「事務局」という。)の処務に関し必要な事項を定めるものとする。
(組織)
第2条 事務局に事務局長及び必要な職員を置く。
(所掌事務)
第3条 事務局の所掌事務は、次のとおりとする。
(1) 庶務に係る事項
ア 公印の管理に関すること。
イ 文書の収受、発送、編集及び保存に関すること。
ウ 儀式、交際及び接遇に関すること。
エ 議員の身分に関すること。
オ 議員共済及び互助に関すること。
カ 事務局諸規程の制定及び改廃に関すること。
キ 職員の人事、給与及び福利厚生に関すること。
ク 予算及び会計に関すること。
ケ 議員の報酬及び費用弁償に関すること。
コ 物品の購入、保管及び出納に関すること。
サ 議事堂の管理及び取締りに関すること。
シ 外来者及び傍聴人の取締りに関すること。
ス 議長会、局長会及び職員協議会に関すること。
セ 議会広報に関すること。
ソ その他庶務に関すること。
(2) 議事に係る事項
ア 本会議に関すること。
イ 議会運営委員会に関すること。
ウ 常任委員会に関すること。
エ 特別委員会に関すること。
オ 公聴会に関すること。
カ 委員会条例、会議規則及び傍聴規則等の制定及び改廃に関すること。
キ 請願及び陳情に関すること。
ク 会議録及び諸会議の記録に関すること。
ケ 議員提出議案等の調査に関すること。
コ 各種審査資料の収集に関すること。
サ 事務調査に関すること。
(職制)
第4条 事務局長は、議長の命を受け、事務局の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
2 事務局に次長、係長及び書記の職を置く。
3 次長は、事務局長の補佐をし、事務局職員の担任する事務を監督する。
4 係長及び書記は、上司の命を受け、担任事務を処理する。
(職務の代理)
第5条 事務局長に事故があるとき、又は欠けたときは、事務局長があらかじめ議長の承認を得て指定した職員がその職務を代理する。
(事務局長の専決事項)
第6条 事務局長が専決できる事項は、次のとおりとする。
(1) 法令又は条例、規則により、若しくは定例的にする経費の支出に関すること。
(2) 職員の事務分掌に関すること。
(3) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(4) 職員の休暇及び服務に関すること。
(5) 会議録その他の調製編さんに関すること。
(6) 通知、報告、届出、照会及び回答に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、軽易な事項の処理に関すること。
(代理決裁)
第7条 局長が不在であるときは、次長が局長の専決すべき事項の代理決裁をすることができる。
(代理決裁後の手続)
第8条 代理決裁をした事項については、速やかに後閲を受けなければならない。ただし、あらかじめ後閲を要しない旨の指示を受けた事項については、この限りでない。
(完結文書の保存)
第10条 文書の保存年限は、次のとおりとする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
2 文書の保存基準は、別表第3のとおりとする。
(準用)
第11条 この訓令に定めるもののほか、事務の処理及び職員の分限、給与、服務等については、市の関係規程の例による。
附則
この訓令は、平成16年4月13日から施行する。
別表第1(第9条関係)
公印の種類 | 公印の名称 | 寸法 | 管理者 |
議会印 | 兵庫県養父市議会印 | 方30mm | 事務局長 |
職印 | 兵庫県養父市議会議長印 | 方21mm | 事務局長 |
方30mm | |||
養父市議会事務局長 | 方21mm | 事務局長 |
別表第2(第9条関係)
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(方30mm) | (方21mm) | (方30mm) | (方21mm) |
別表第3(第10条関係)
保存基準 | 左欄に属する文書 |
永年 | 1 条例 2 規則 3 規程台帳 4 備品台帳 5 公印台帳 6 議員共済会員台帳 7 議員共済年金給付台帳 8 議員共済資格喪失者台帳 9 議員名簿 10 歴代議長(副議長)名簿 11 歴代常任委員名簿 12 議員履歴台帳 13 辞令台帳 14 議決原本綴 15 会議録 16 委員会記録綴 17 委員会審査報告 18 議会に関する重要先例集綴 19 前各項に掲げるもののほか、永年保存を必要と認めるもの |
10年 | 1 令達番号簿 2 議員共済会員資格得喪関係書類 3 議長会関係書類 4 請願 5 陳情書整理簿 6 請願及び陳情受理簿 7 議会資料 8 調査研究結果綴 9 前各項に掲げるもののほか、10年保存を必要と認めるもの |
5年 | 1 一般庶務関係書類 2 出張命令簿 3 議員共済関係書類 4 議員互助関係書類 5 報酬費用弁償関係書類 6 議員章交付簿 7 議会において行う各種選挙の投票関係書類 8 本会議に関する書類 9 委員会に関する書類 10 公聴会に関する書類 11 調査研究資料綴 12 前各項に掲げるもののほか、5年保存を必要と認めるもの |
3年 | 1 文書経理簿 2 時間外勤務命令簿 3 雑書類綴 4 議会出席簿 5 議決謄(抄)本交付簿 6 会議録閲覧簿 7 委員会出席簿 8 議事日程綴 9 議事に関する書類 10 前各項に掲げるもののほか、3年保存を必要と認めるもの |
備考 | 前記のほか、養父市文書整理保存規程を準用する。 |