○養父市立学校文書取扱規程
平成16年4月1日
教育委員会訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 文書の受領、収受及び配布(第8条―第10条)
第3章 文書の起案、決裁(第11条―第21条)
第4章 文書の施行(第22条―第26条)
第5章 文書の整理、保管(第27条・第28条)
第6章 文書の保存(第29条―第31条)
第7章 雑則(第32条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、養父市立小学校、中学校及び義務教育学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、学校事務の適正かつ迅速な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書 学校において取り扱うすべての文書(電磁的記録等を含む。)をいう。
(2) 保管 文書を事案担当者において整理して管理することをいう。
(3) 保存 文書を文書庫等において整理して管理することをいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱わなければならない。
(校長の責務)
第4条 校長は、文書事務を総括し、適宜必要な調査を行い、その指導に当たらなければならない。
(文書取扱担当者)
第5条 文書の適正な処理をするために文書取扱担当者を置く。
2 文書取扱担当者は、学校事務職員をもって充てる。
(文書取扱担当者の職務)
第6条 文書取扱担当者は、この訓令に定めるところにより、文書の収受、発送、保管、保存及び廃棄を行う。
(簿冊)
第7条 学校には、次の各号に掲げる帳簿を備え、整備しておくものとする。
(1) 文書経理簿(別記様式)
(2) その他文書事務について必要な帳簿
2 前項第1号の帳簿には年度による一連番号を付するものとする。
第2章 文書の受領、収受及び配布
(文書の受領)
第8条 学校に到達した文書は、文書取扱担当者において受領する。
(郵便料金未払文書の受領)
第9条 郵便料金未払又は不足の文書は、その発信人が官公署であるもの又は公務に関するものと認められるものに限り、その料金を支払いこれを受領することができる。
(1) 校長及び学校宛の文書は、開封して受付印と経理印を押印のうえ、文書経理簿に文書番号、分類番号(別に定める文書分類表による。以下同じ。)、処理期限その他必要な事項を記入し、文書には文書番号、分類番号を付し、校長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものは省略することができる。
(2) 前号以外の文書及び開封を不適当と認められる文書は、封をしたまま配布する。
(3) 校長は、第1号の文書を閲覧した後、事案の処理方針を明示のうえ、教頭に回付する。
(4) 教頭は、前号の文書を閲覧した後、事案の処理方針を確認のうえ、速やかに事案担当者に配布し、事案の処理を指示する。
第3章 文書の起案、決裁
(事案の処理)
第11条 事案担当者は、文書事務を正確かつ迅速に行うため、特に次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 処理期限のあるものは、必ず期限内に処理すること。
(2) 即日処理できるものは、即日処理すること。
(3) 調査、照会等を要するものは、直ちにこれを行うこと。
(文書の起案)
第12条 すべての事案の処理は、文書によらなければならない。ただし、軽易な事案については他の方法で処理することができる。
(起案上の注意)
第13条 文書の起案は、次の各号に定めるところによらなければならない。
(1) 施行者名は、原則として校長名を用いること。
(2) 文案は、適法であること。
(3) 文案は、適切な内容を具備し、十分な効果をあげるようにすること。
(4) 文案は、左横書きとすること。ただし、法令の規定又は官庁で様式を縦書きと定められているもの、その他縦書きが適当と認められるものについては、この限りではない。
(5) 文書には、内容のよくわかる標題をつけ、正しい用語、用字を用いること。
(6) 文案の文体は、口語体とし、意志を的確かつ明解に表現すること。
(7) 文案は、易しく、わかりやすく、簡潔にし、文案が長文になる場合には、本文に先だち、結論又は要旨を記入すること。
(8) 文案には、必要により、簡単な起案理由、根拠となる法規の条項、予算等を記載し、関係書類を添付すること。
(9) 経由を必要とする文案は、経由先を明記しておくこと。
(10) 文案には、起案年月日等の必要事項を記入すること。
(起案及び決裁の回付)
第14条 事案担当者は、十分な余裕をもって文書を起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
2 事案担当者は、起案した文書(以下「起案文書」という。)を直ちに決裁に回付しなければならない。
(起案文書の審査)
第15条 教頭は、起案文書が回付されたときは、第13条に規定する事項について必要な審査を行うものとする。
(決裁の順序)
第16条 事案の決裁は、関係職員を先にし、教頭を経て、校長の決裁を受けるものとする。
(合議)
第17条 事案の処理、施行が他の職員に直接関係を有する文書は、関係職員に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事案については、その会議に関係した職員への合議を省略し、通知又は連絡をもってかえることができる。
第18条 前条の規定により、合議を受けた関係職員は、直ちに同意又は、不同意を決定し、起案文書を事案担当者に回付しなければならない。
2 前項の場合において、合議事項につき意見を異にするときは、事案担当者と協議しなければならない。
(合議事項の廃止等による通知)
第19条 前条の規定により合議した後、合議事項を廃止し、又はその趣旨に重要な変更があったときは、事案担当者は直ちに関係職員に通知しなければならない。
(文書処理状況の把握)
第20条 教頭は、常に文書処理状況の把握をしておかなければならない。
(未処理文書の調査及び処理の促進)
第21条 教頭は、適時未処理文書を調査し、その処理の促進を図らなければならない。
第4章 文書の施行
(文書の記号及び番号)
第22条 文書には、学校を表す文字からなる記号を付し、番号を記載するものとする。ただし、軽易な文書については、省略することができる。
2 文書に用いる番号は文書経理簿による年度ごとの一連番号とする。
(浄書)
第23条 事案担当者は、決裁済文書で施行を要するものは、次の各号に定めるところにより、直ちに浄書しなければならない。
(1) 浄書は、楷書とすること。
(2) 用紙に規格又は様式のあるものは、これによること。
(3) 浄書文書は、決裁済文書と厳密に照合すること。
(4) 秘密を要する文書を浄書するときは、秘密の保持に万全を期すこと。
(公印の押印)
第24条 浄書文書には公印を押印する。ただし、校内に対して発する軽易な文書、その他文書の性質及び内容により公印を要しないものについては、省略することができる。
(施行文書の登載)
第25条 施行文書については、第22条の規定により文書経理簿に朱書で所定の事項を記入する。
(文書の発送)
第26条 文書の発送は、郵送によって行う場合にあっては文書取扱担当者等、手渡し、使送又は電子メールの利用に係る送受信装置若しくはファクシミリによる文書情報の送信によって行う場合にあっては事案担当者においてそれぞれ行うものとする。
2 電子メールの利用に係る送受信装置又はファクシミリによる文書情報の送信によって行う文書の発送は、第24条ただし書に規定する公印を要しない文書で秘密を要しないものに限り、行うことができる。
第5章 文書の整理、保管
(文書の整理、保管)
第27条 事案担当者は、完結文書(施行が終了した決裁済文書及び施行を要しない決裁済文書並びに供覧が終了した文書をいう。以下同じ。)を次の各号に定めるところにより整理のうえ所定の場所に保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。
(1) 整理は、文書分類表に基づいて行うこと。
(2) 整理は、ファイル又はフォルダーを使用して行うこと。ただし、完結文書の態様等によりこれにより難いときは、その他の方法で行うことができる。
(3) 整理は、年度又は暦年ごとに行うこと。ただし、完結文書に係る事案が2以上の年度又は暦年にわたるときは、この限りではない。
(4) ファイル又はフォルダー等に文書分類表の分類名その他必要事項を記入すること。
2 事案担当者は、未完結文書(完結文書以外の文書をいう。)を適正に保管し常に所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の校外持ち出し等の禁止)
第28条 文書は、校長の承認を得なければ、校外に持ち出し、又は職員以外の者にそれを提示してはならない。
第6章 文書の保存
(保存期間)
第29条 文書の保存期間は、別に法令等の定めのあるもののほか、別に定める文書保存基準表によるものとし、処理済の年の翌年度の初日から起算するものとする。
(文書の保存)
第30条 文書取扱担当者等は、保管中の文書で保存を必要とするものは、保存期間中文書庫(これに準ずる設備等を含む。)に整理、保存しておかなければならない。
(文書の廃棄)
第31条 文書の保存期間が満了したときは、文書取扱担当者等は、校長の許可を受け、当該文書を廃棄処分に付し、不用品として処分しなければならない。ただし、校長が特に必要あると認めるものについては、さらに期間を定めて保存することができる。
2 前項に規定する処分のうち、秘密を要するもの、又は第三者の権利を侵害する恐れのあるものについては、裁断する等適切な処置を採らなければならない。
第7章 雑則
(その他)
第32条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、校長が別に定める。
附則
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成19年教委訓令第8号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(令和2年教委訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
